邮件书写技巧

　　（1）书写邮件，首先要明确三部分：对方姓名、主要目的/内容、署名。

　　（2）书写邮件一定要简明扼要，逻辑清晰，目的明确而没有遗漏。

　　· 尽可能使用日方常用的词汇，不要使用生僻、不确定的词汇。
 

· 不要轻易认为有些内容你不写，对方也会明白或理解。一定要时刻提醒自己，对方在很远的地方，并不能看到我们现在的工作状况。

以下是一个邮件实例，开发人员想要延长一周的交货期。但是两封邮件所产生的结果将是截然不同的。

良くない例：
 

10月1日－7日は中国の建国記念日ですので、納期を一週間延期したいと思います。

良い例：
 

休日無しで残業を予定していますが、ご存知のようにテストが遅れていますので、
 

可能であれば納期を一週間延長したほうが品質確保に役立つと認識しております。
 

ご意見はいかがでしょうか、ご指示お待ちしております。
     （3）附件的文件名应该采用日文或英文，避免发送中文文件名的附件。因为在日文系统中，中文文件名会变成乱码。
     （4） 邮件的书写应保持排版整洁、字体统一。

· 杜绝中日文同时存在的现象。
 

· 一般每行不超过35个字，即每35个字要敲回车换行（※日本人的习惯，字数可调）

（5）向对方提出要求时，应提供充分的理由和目的。

例：
 

      明後日には試験作業に入る予定です。そのため、ご多忙中恐縮ですが、
 

　　至急送付予定の試験仕様書をご提供頂けますでしょうか。
 

　　明日までに提供できない場合、試験が遅れる可能性がありますので、
 

　　なにとぞよろしくお願いします。

　　（6）使用的术语要统一。

　　例：
 

　　検索、捜索、サーチ　→　検索
 

　　パラメータ、引数　→　引数

　　（7）尽可能采取令对方容易回答的形式，提问的范围要明确。

　　良くない例：
 

　　仕様書の意味が良く分かりません。ルールを説明してください。

　　良い例：
 

　　仕様書の＊＊ページの＊＊部分ですが、＊＊の意味が良く分かりません。
 

　　＊＊の意味でしょうか。それとも＊＊の意味でしょうか。
 

　　他にも類似な所がありますので、ご教授お願い申し上げます。

　　（8）回答应迅速，如无法立即回答时，应给于中间回复。

　　例：
 

　　ご質問の内容については現在調査中です。
 

　　一番遅くて明日には回答いたします。（調査結果は明日報告する予定です。）

　　（9）拒绝对方时应谨慎。

　　明确告知我方的困难，并进行积极的建议，尽可能让对方知难而退，或让对方取舍。

　　例１：
 

　　○○から判断するとご要望に応じるには無理があると判断しております。
 

　　○○を＊日までに完成させる場合、テストが不充分ですので品質は保障できません。
 

　　（納期を保障できません。提案ですが、＊＊＊）

　　例２：
 

　　○○ご要望の機能を実現するには＊日かかると認識しております。
 

　　上記事情をご理解のうえ、ご支持お願い申し上げます。

　　（10）任何时候都始终保持积极的心态。

　　良くない例１：
 

　　いろいろ調査しましたが、再現できません。

　　良くない例２：
 

　　ご要望に応じるのはできません。

　　良い例１：
 

　　いろいろ調査しましたが、再現できません。
 

　　もっと詳しい情報をご提供いただけますでしょうか。

　　良い例２：
 

　　現在の作業負荷から判断するとご要望の作業追加に応じるのは難しいと認識しております。優先度が高い物であれば、A機能を来期にするのも一つの案だと思いますが。

　　（11）完成邮件后至少应检查一遍，确认没有问题再发送。